如何確立社會管理體系（SMS）

本文件為商業企業提供建立構成BSCI執行戰略組成要素的社會管理體系的依據。

本文件說明主要步驟、社會管理體系之間的關系以及級聯效應。

定義

社會管理體系是一系列使公司分析、控制和減少其商業活動的社會影響的過程和程序。

社會管理體系適合各類型公司，無論其規模或行業。

有效的社會管理體系展示了公司作為責任企業的成熟度。公司的業務活動對客戶、顧客和投資人來說更可靠。

社會管理體系開發和執行要求至少涉及下列業務領域：

*人力資源

*職業健康與安全

*質量和合規性

若業務規模和/或性質有需要，公司可在其他的管理體系中執行。更有可能面對主要社會風險的公司可通過其他體系對社區關系和/或社區影響進行管理（如申訴機制）。

1. 基本方面

社會管理體系遵循計劃（Plan）、執行(Do)、檢查(Check)和調整(Adjust)方法。

2. 社會政策

社會政策無需如同法律文件一樣詳細或專業，僅需便于內部和外部利益相關者進行清楚溝通。

*公司核心價值和原則

*期望內部利益相關者（管理層、董事局、工人）如何開展工作

*外部利益相關者希望公司如何運營（供應商、承包商）

作為擬定過程的一部分，公司社會政策需按照準則核心價值結果和適用法律預期的結果來擬定。這能夠確保在社會政策中進行交流的預期情況的合法性。

BSCI行為守則是公司社會政策的依據。

參見BSCI管理手冊第一部分第3章第3.1-3.4節了解更多有關社會政策、價值和守法重要性的信息。

僅適合受審核監控商業伙伴（生產商）

社會政策允許管理層和工人：

*在一份文件中獲得國家法律支持的BSCI行為守則

*鞏固在商業活動中遵循的價值

*理解BSCI審核目標和重要性

3. 程序

程序確保在商業企業內按系統方式執行社會政策，這闡明了：

決策水平：誰來決定什么

運營水平：誰來執行什么

時間表：多久一次？多長時間？

公司將具備程序以：

明確和審查其社會目標

分析社會風險和影響：誰明確業務風險情況？請對風險負責？

更新商業規范以符合相關法定要求

確立計劃并指導合資格人員達成目標和目的

監控并測定達到目標的進程

確保工人了解并能夠執行公司社會政策和目標

審查并改進社會管理體系

所需程序示例如下：

反貪腐

人力資源（招聘、培訓、薪酬、懲戒措施、解雇）

申訴機制

選擇商業伙伴（如聘請分包商）

內審

監控影響

改善計劃及監控其進展

社會政策和管理體系定期修訂（參見下述社會管理體系審查）

重要提示：公司應首先開發處理日常業務以及關于更高風險情況的程序。

4. 記錄保存：

良好的記錄保存體系為有效的社會管理體系提供支持。下表說明了良好記錄保存體系的特點。經ISO體系認證的公司已熟悉這些要求：

投訴：記錄保存體系符合其經營所在地的司法管轄區法律和行政要求，包括特定文件、運營和記錄要求。

若法律要求，公司是否保存記錄？

公司是否遵循隱私和信息安全法規？

負責任：政策以及分配的責任、連同正式方法和管理程序對記錄保存體系做出指示。

公司有關于如何保存記錄的程序嗎？

誰負責各組記錄？如意外記錄、合規記錄、工資單…

執行：一直在正常業務活動中使用記錄和保存記錄。記錄保存符合規定的政策和程序要求。記錄符合法律規定，而并非顧全面子的行為。

公司按照業務開展的方式調整體系嗎？

是否基于據此保存的相關記錄做出決定？

可靠性：記錄保存體系以一貫準確的方式處理信息，以確保其持有的記錄是可靠的。

關于商業伙伴證據，公司是否有特定措施確保信息仍可靠？

如關于年齡核實：公司是否有額外的措施檢查身份證有效性？

可用性：相關人員能夠在記錄保存體系中及時找到相關信息。

若公司是參與BSCI的生產商，公司是否能夠按要求在突擊審核或者買方到訪期間提供信息？

僅適合受控商業伙伴（生產商）

由于作為三角測評方法的文檔證明核實情況是BSCI審核的依據，保存有效記錄尤為重要（參見下述內部監控）。

保存的記錄必須歸檔：

*為遵循社會政策而擬定的所有程序

*實際記錄，例如：

■ 雇員合同、薪酬、工時和培訓（如外來工、季節性工人）

■ 與招聘代理訂立的協議

■ 職業健康與安全風險評估

■ 意外記錄

■ 機器維護

■ 執照和證書

■ 內部監控和改善計劃

■ 人權影響力評估（包括供應鏈）

附件6列明了可在BSCI審核期間使用的文件：BSCI審核的最相關文件。

本列明并不詳盡但可作參考之用。

5. 內部監控

監控和定期審查使公司了解如何檢查和調整其社會績效。

從三個角度監控社會管理體系：

*目的：所有社會管理體系要素是否執行到位？

*執行：是否遵循程序？

*有效性：

■ 公司的基本社會績效如何？

■ 公司遵守法律嗎？

■ 公司是否在改善目標上取得進展？

記錄有助企業明確進程定量指標，如：

*工資水平

*懲戒措施頻率

*曠工頻率

*投訴頻率

下表明示了有關內部監控以及BSCI審核的三角測評方法要素。

目測法

示例：

*出入現場

*訪客登記區

*警示標志

*使用個人防護裝備

*急救藥箱可用性

*密閉空間

面談

示例：

*工人和經理是否理解政策和程序？

*是否有改善意見？

*工人是否對提出投訴感覺舒適？

*如何選擇商業伙伴？

衡量和檢測

示例：

*工人飲用水質量

*噪音水平

*曠工頻率

*夜班燈光

文件審查

示例：

*許可要求

*職業健康與安全記錄

*檢驗記錄

*投訴日志

*工資單

*政策和程序

*培訓記錄

6. 社會管理體系審查

定期審查：社會管理體系需定期審查并適應不斷變化的商業環境和經驗，并且應在開始應用體系后經常進行審查（如每3至6個月）。

社會管理體系得到確立后足以在一年內評估一次。

審查時至少應評估：

*各政策項目的全面成功

*改善計劃及其執行情況的有效性

*程序適用性

*使用的形式和記錄的有效性和執行性

*投訴和申訴機制

*基于風險評估的可行調整

*優先明確接下來的3個月、6個月和12個月情況

*審批高級管理層所需的資源

包括主要探討話題和決策的會議記錄應以書面形式保留在中心記錄保存體系中。

審查流程必須包含高級管理層。

社會管理體系和BSCI級聯效應

通過簽署BSCI行為守則和相關執行條款，商業伙伴致力于通